1. Реформа электронного документооборота в учреждениях госсектора.

1.1. Обзор регламентирующих документов.

• Требование к документальному оформлению бухгалтерских операций до вступления в силу Федеральных стандартов учета – электронный документооборот в Инструкции №157н.
• Изменение в регулировании документооборота в связи с утверждением ФБСУ; добавление возможности формирования и хранения первичных и сводных учетных документов в виде электронных документов, особенности применения СГС «Концептуальные основы» для применения электронного документооборота.
• Требования к электронной подписи для принятия к учету скан-копии первичных учетных документов.
• Изменения действующих НПА и новые приказы Минфина РФ по электронному документообороту: действующий Приказ Минфина от 30.03.2015 №52н и изменения согласно Приказа Минфина от 15.06.2020 №103н; действующий Приказ Минфина РФ от 15.04.2021 №61н и изменения согласно приказу Минфина РФ от 30.09.2021 №142н.
• Методические рекомендации по переходу на электронный документооборот, доведенные Минфином РФ: Письмо от 01.12.2021 №02-07-07/98091.

1.2. Механизм электронного документооборота в деятельности учреждения госсектора.

• Понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота; различия в нормативном регулировании различных видов документооборота.
• Актуальные требования к документообороту в учреждении; алгоритм внедрения электронного документооборота.
• Порядок формирования оснований для отказа от применения электронного документооборота.
• Требования к хранению электронных документов.
• Технические элементы электронного документооборота; виды электронной подписи в увязке с разными видами ЭДО; порядок получения, использования и хранения электронных подписей.
• Локальные документы учреждения, необходимые для внедрения электронного документооборота; сложные вопросы определения потребности сотрудников учреждения в электронных подписях, электронных терминалах.

2. Внедрение электронного документооборота в учреждении, в том числе при централизации учета.

2.1. Организационные и технические задачи при внедрении электронного документооборота.

• Переходный период для электронного документооборота; порядок действий учреждения для исполнения требований законодательства по переходу на ЭДО.
• Единые требования к бумажному и электронному документообороту в 2023 году; методические рекомендации Минфина РФ по ЭДО.
• Организационные вопросы и их решение для подготовки к внедрению электронного документооборота.
• График документооборота с ЭДО; контроль внутренних процессов учреждения и его отражение в электронном документообороте.
• Общие требования к хранению документов, в том числе, при ЭДО.
• Технические сложности и задачи, решаемые в процессе внедрения электронного документооборота; анализ внутренних процессов учреждения для расчета потребности в простых и квалифицированных электронных подписях.

2.2. Применение форм электронных первичных учетных документов.

• Общие требования и новые элементы электронных первичных учетных документов (ЭПД); требования к структуре электронных документов.
• Идентификатор контрагента как новый реквизит при ЭДО и порядок его формирования.
• Общий перечень форм (ЭПД), установленных Приказом Минфина РФ от 15.04.2021 №61н; виды ЭПД по функциональному использованию.
• Перечень и особенности формирования ЭПД в целях начисления доходов.
• Перечень и особенности формирования ЭПД для операций с НФА.
• Перечень и особенности формирования ЭПД для операций с задолженностью; прикладные вопросы составления отдельных форм и порядок списания задолженностей в соответствии с требованиями Федеральных стандартов учета.
• Перечень и особенности формирования ЭПД для оформления инвентаризации.
• Прочие формы ЭПД и журналы электронных документов.

2.3. Электронный документооборот в деятельности централизованной бухгалтерии.

• Возможности цифровизации документооборота при централизации учета; определение механизмов взаимодействия между ЦРБ и учреждениями; варианты целевой операционной модели взаимодействия.
• Электронный документооборот между ЦРБ и учреждением; разграничение полномочий и ответственности лиц, участвующих в документообороте; формирование маршрутов движения электронных документов; технические особенности и сложные вопросы внедрения ЭДО. Использование простой или квалифицированной подписи, «рабочие терминалы» для сотрудников учреждений.
• План мероприятий по внедрению ЭДО в централизованной бухгалтерии. Контроль фактов хозяйственной деятельности.
• Электронный документооборот с внешними контрагентами; обмен юридически значимыми электронными документами между учреждениями госсектора и контрагентами (коммерческими организациями); технические вопросы обеспечения возможности электронного обмена документами с контрагентами.

3. Учетная политика учреждения госсектора с учетом перехода на электронный документооборот.

3.1. Формирование учетной политики с учетом перехода на электронный документооборот.

• Общий алгоритм и прикладные вопросы обновления учетной политики с учетом электронного документооборота.
• Порядок формирования и особенности составления графика документооборота; особенности включения электронных форм в график документооборота.
• Порядок бухгалтерского учета и прикладные вопросы организации внутреннего контроля в учреждении: возможности ЭДО.
• Инвентаризация: порядок проведения и отражения результатов при применении ЭДО.
• Формирование в учетной политике правил учета нефинансовых активов с учетом требований СГС и обновленных правил электронной приемки; полномочия Комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов.
• Порядок расчетов с подотчетными лицами в учреждении; особенности отражения командировочных расходов в учетной политике; прикладные вопросы типовых расчетов с подотчетными лицами с использованием ЭДО.

3.2. Учетная политика централизованной бухгалтерии с учетом электронного документооборота.

• Формализация взаимодействия между ЦРБ и учреждениями; график электронного документооборота.
• Особенности формирования правил учета нефинансовых активов в централизованной бухгалтерии: принятие, передача и списание НФА; разграничение ответственности между сотрудниками учреждения и сотрудниками ЦРБ.
• Порядок обновления единой учетной политики при централизации учета в связи с переходом на ЭДО и требований Федеральных стандартов.

Ведет семинар ОПАЛЬСКИЙ Александр Юрьевич –
заместитель председателя комитета ИПБ России по бюджетному учету, аттестованный преподаватель ИПБР по программам «Профессиональный бухгалтер бюджетных учреждений», «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях», автор книг и статей, посвященных бухгалтерскому учету и отчетности в бюджетных учреждениях